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Wann sollten Sie eine Veranstaltungsversicherung abschließen?

Bei der Organisation einer Veranstaltung gehen Sie mehrere (finanzielle) Risiken ein. Was ist, wenn das Partyzelt einstürzt oder den ganzen Tag über ein Unwetter herrscht?

Eine gute Vorbereitung ist natürlich am allerwichtigsten. Manche Organisatoren entscheiden sich auch dafür, den Veranstaltungsetat in einer separaten Stiftung unterzubringen.

Aber ein finanzielles Risiko bleibt trotzdem. Wenn Sie absolut kein Risiko eingehen wollen, sollten Sie eine Veranstaltungsversicherung abschließen. Obwohl die Bedingungen der Versicherer unterschiedlich sind, haben wir für Sie aufgelistet, welche Elemente meistens inbegriffen sind:

Materialien vor, während und nach der Veranstaltung

Sie haben eine wunderschöne Partylocation gemietet, doch leider bricht das Partyzelt einen Tag vorher zusammen. Auf den letzten Drücker müssen Sie sich ein neues Zelt besorgen und die Unkosten dafür tragen.

Dies ist nur eines von vielen Beispielen, bei dem eine Veranstaltungsversicherung gelegen kommt. Eventueller Materialschaden ist dann vor, während und nach der Veranstaltung abgedeckt.

Für teure, oftmals geliehene Apparatur ist so eine Reglung sicher kein überflüssiger Luxus. Denken Sie hier an die Kosten eines HD-Projektors oder einer Audio- und Lichtanlage.

Hinweis: Kontrollieren Sie, inwiefern der Transport mitversichert werden.

Unwetter bei einer Veranstaltung im Freien

Im Spätfrühling, im Sommer und im Frühherbst finden viele Veranstaltungen in Deutschlannd im Freien statt. Oft geht alles nach Wunsch, aber manchmal gibt es gerade in den schönsten Momenten einen Wolkenbruch.

Im Allgemeinen ist man gut beraten, eine überdachte Alternative in den Ablaufplan aufzunehmen, zum Beispiel schöne Veranstaltungsräume Düsseldorf.

Was macht man jedoch, wenn eine Überdachung wirklich nicht geht? Wie bei einem geplanten, großen Freiluftfestival?

In dem Falle bietet Ihnen eine Unwetterversicherung (diese ist ein Bestandteil der Veranstaltungsversicherung) einen Ausweg. Aber Achtung: Diese Versicherung müssen Sie einen Monat vor dem Veranstaltungsbeginn abschließen. Es hat also keinen Zweck, erst die sichere Wettervorhersage abzuwarten und danach eine Unwetterversicherung abzuschließen.

Personenschaden

Bei vielen Veranstaltungen sind Ehrenamtliche beteiligt. Obwohl diese Mitarbeiter keinen Lohn erhalten, müssen sie dennoch anständig versichert sein. Achten Sie darauf, dass langläufige Versicherungen nicht in jedem Falle für Großveranstaltungen gelten.

Eine Veranstaltungsversicherung deckt eventuellen Schaden ab, den sich Mitarbeiter oder Ehrenamtliche bei der Vorbereitung, der Durchführung oder dem Abbau der Veranstaltung zuziehen. Meistens ist auch der Schaden abgedeckt, den sich Dritte als Folge des (ungewollt falschen) Handelns von Mitarbeitern oder Ehrenamtlichen zuziehen.

Absage aufgrund unvorhergesehener Umstände

Immer wird es Umstände oder Situationen geben, an denen man nichts ändern kann.

Hier einige Beispiele:

  • Überschwemmungen
  • Terrordrohungen
  • Nationaltrauertag
  • großflächiger Stromausfall in der Stadt oder Region
  • eine außer Kontrolle geratene Veranstaltung in der Nähe (so dass es zu wenig Polizei für die eigene Veranstaltung zur Verfügung steht)

Kontrollieren Sie vorher, in welcher der oben genannten Situationen Ihre Versicherung für den Schaden haften würde.

Absage eines Künstlers oder Redners

Es sollte ein ganz bestimmter Künstler oder Redner sein. Aber oft kann die Agentur bei Absage noch einen Ersatz herbeischaffen. Leider geht das nicht immer.

Haben Sie zum Beispiel eine riesige Partylocation für einen Auftritt von Helene Fischer geregelt, obwohl sie kurzfristig absagt? Die Besucher werden sich nicht mit weniger zufrieden geben. Abhängig vom Grund der Absage könnten Sie die Versicherungsgesellschaft für den Schaden aufkommen lassen. Ein Unfall, eine Erkrankung oder ein Sterbefall sind Grund genug für eine Kostenerstattung. Wenn der Künstler jedoch keine Lust hat oder sich mit der Veranstaltungsorganisation überworfen hat, muss er selbst für den Schaden aufkommen.

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