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Gibt es eine Checkliste für die Veranstaltungsplanung?

Für jede Veranstaltung mit mehr als 10 Gästen benötigen Sie im Prinzip eine Checkliste. Ansonsten besteht die Chance, dass Sie die Übersicht verlieren und wichtige Details vergessen. Was auf der Checkliste stehen wird, hängt natürlich ganz von dem Veranstaltungstyp und der Größe ab. In diesem Artikel gehen wir von einer Großveranstaltung mit vielen Besuchern, Rednern, Auftritten und der Presse aus. Hier steht, woran Sie in jedem Fall denken müssen. Entnehmen Sie hier die für Ihre eigene Veranstaltung relevanten Aspekte:

Wer, warum, wo & wann?

Im Idealfall beschäftigen Sie sich bereits sechs bis acht Monate vorher mit den wesentlichen Fragen:

  • organisieren
  • Was wollen wir damit erreichen?
  • Für wen organisieren wir diese Veranstaltung?

Eng damit verbunden ist der Etat:

  • Wie viel wollen wir für die Redner ausgeben?
  • Wie viel wollen wir für das Catering ausgeben?
  • Wie viel wollen wir für den Veranstaltungsort ausgeben?
  • Wie viel wollen wir für die Apparatur ausgeben?
  • Wie viel wollen wir für einen Veranstaltungsplaner/für die Unterstützung ausgeben?
  • Und so weiter…

Es ist Zeit, die personelle Besetzung festzulegen:

  • Wer ist hauptverantwortlich?
  • Wer ist für welchen Programmteil verantwortlich?

Danach sollten Sie folgendes regeln:

  • Laden Sie die ersten Redner ein und lassen Sie sich das bestätigen.
  • Finden Sie die ersten Sponsoren und lassen Sie sich das bestätigen.
  • Stellen Sie einen Werbeplan auf.
  • Stellen Sie einen Gesamtplan auf (mit Hilfe dieser Checkliste).
  • Stellen Sie einen vorläufigen Ablaufplan für den Tag selbst auf.

SEHR WICHTIG: Das Regeln einer Lokalität

Ohne eine gute Lokalität ist die gesamte Veranstaltungsorganisation nichts wert. Denken Sie zeitig daran, alle Optionen in Augenschein zu nehmen. Bevorzugen Sie einen Festsaal Köln, einen Festsaal Berlin oder möchten Sie einen anderen Saal mieten?

Werbeplanung & Ortsplanung

Sie wissen jetzt, wann, wo und mit wem das Programm stattfindet. Sie haben zwar noch drei bis vier Monate Zeit, aber es ist gibt noch eine Menge zu regeln:

  • Öffnen Sie die Online-Registrierung über einen Webshop.
  • Kontrollieren Sie, ob Sie noch im Rahmen Ihres Etats liegen und passen Sie hier eventuell das eine oder andere an.

Am Veranstaltungsort selbst:

  • Kontrollieren Sie, ob alle Versicherungen und Genehmigungen geregelt sind.
  • Gehen Sie mit dem Veranstaltungsmanager vor Ort nach, ob ein Sicherheitsplan vorliegt.
  • Legen Sie das Catering und ein genaues Menü fest.
  • Entscheiden Sie, wo die Teilnehmer registriert werden.
  • Kontrollieren Sie, ob die benötigte Apparatur vorhanden ist.
  • Machen Sie einen Plan der Beschilderung am Veranstaltungsort.
  • Machen Sie einen Plan der Parkmöglichkeiten.

Inhaltliche Programmpunkte:

  • Stellen Sie ein Drehbuch für alle Auftritte und Redner zusammen.
  • Unterzeichnen Sie – falls nötig – Verträge.
  • Legen Sie fest, was die Redner genau tun.
  • Fertigen Sie ein Konzeptprogramm an.

Werbeaspekte:

  • Bestimmen Sie Ihre eigene Online-Strategie.
  • Starten Sie eine Facebook-Veranstaltungsseite.
  • Machen Sie eine Werbekalender, wann Sie was veröffentlichen.
  • Lassen Sie Poster, Einladungen und Eintrittskarten herstellen.
  • Stellen Sie eine Liste interessanter Medien zusammen.
  • Sorgen Sie für die Registrierung in relevanten Veranstaltungskalendern.

Letzte Details festlegen

Sie streben an, dass ein oder zwei Monate vor der Veranstaltung so gut wie alles geregelt ist:

  • Nehmen Sie die definitiven Buchungen der Reisen und Unterkünfte für Sprecher und andere Verantwortliche vor.
  • Bitten Sie um Rede- und Präsentationsexemplare.
  • Alle Ehrengäste und Sponsoren für die Veranstaltung stehen fest.

Die Öffentlichkeitsarbeit geht natürlich weiter:

  • Halten Sie eine Pressekonferenz zur Veranstaltung ab.
  • Versenden Sie die Presseberichte zu den Hauptreferenten und Auftritten.

Ablaufplan & Dokumente fertig

Eine Woche vor Veranstaltungsbeginn steigt die Spannung.

Es ist Zeit, alles noch einmal zu prüfen:

  • Fertigen Sie die letzte Version des Ablaufplanes an.
  • Kontrollieren Sie die Gästeliste und eventuell die dazugehörigen Namensschilder.
  • Führen Sie eine Generalprobe mit einer Einweisung am Veranstaltungsort selbst durch (zum Beispiel der Veranstaltungsräume Düsseldorf).

Einen Tag vor der Veranstaltung machen Sie einen allerletzten Check:

  • Ist sämtliches logistisches Material vorhanden?
  • Sind alle Werbematerialien vorhanden?
  • Ist alles ausgeschildert?

Am darauffolgenden Tag ist es soweit. Für die Veranstaltung selbst haben Sie einen Ablaufplan.

Die Kommunikation nach der Veranstaltung

Dieser Teil wird noch zu oft übersehen, aber mit Ihrer Veranstaltung sind Sie am Tag danach noch nicht fertig. Denken Sie an folgendes:

  • Richten Sie einen Dank aus an alle Ehrenamtlichen, Redner, Medienvertreter, Sponsoren und Teilnehmer.
  • In Ihrem Werbekalender stehen Artikel, die veröffentlicht werden müssen.
  • Schicken Sie den Teilnehmern einen (einfachen!) Fragebogen.
  • Führen Sie eine gründliche interne Evaluation durch.
  • Führen Sie eventuell eine externe Evaluation durch (zum Beispiel mit den wichtigsten Lieferanten und dem Manager vor Ort).

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