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Was sind die wichtigsten Tipps zur Organisation einer Veranstaltung?

Es ist nicht gerade ein Kinderspiel, eine Veranstaltung zu organisieren. Dank dieser Tipps denken Sie in jedem Fall an die wichtigsten Aspekte.

Ziele setzen und ein Konzept entwickeln

Ob man nun ein Betriebsfest, einen Schulausflug oder eine Ausstellung organisiert, über die Veranstaltungsziele sollte man immer nachdenken.

Wer ist Ihre Zielgruppe und was wollen Sie erreichen?

Dabei ist die Form niemals losgelöst vom Inhalt. Handelt es sich um eine Veranstaltung für ein junges und vorwärtsstrebendes Publikum, sollte man möglichst eine traditionelle Aufstellung, bei der jeder sitzen muss, vermeiden. Anstelle dessen könnte man ein kleines Festival in einem Festsaal Köln initiieren, bei dem die Zuschauer mit unterschiedlichsten Auftritten überrascht werden.

Rechtzeitig mit der Werbung beginnen

Es kostet viel Zeit, auf eine Veranstaltung aufmerksam zu machen. Diese Tatsache sollte man keineswegs unterschätzen. Zunächst sind Sie sich über die Zielgruppe und die Zielsetzungen im Klaren. Danach überlegen Sie sich eine Werbestrategie. Wie kann man eine Zielgruppe am besten erreichen?

Wie lange im Voraus bedeutet rechtzeitig? Das hängt natürlich ganz von der Art der Veranstaltung ab, aber in der Regel sollte man sechs Monate zuvor mit der Planung beginnen.

Denken Sie dann darüber nach, wie Sie eine bestimmte Zielgruppe am besten erreichen können. Gibt es Personen, die auftreten werden? Bitten Sie diese über ihre sozialen Netzwerke für die Veranstaltung zu werben. Ebenso könnten Sie mit den Medien zusammenarbeiten. Dabei wäre es empfehlenswert, gezielt einige Medienpartner auszuwählen.

Verantwortlichkeiten

Die Verlockung ist groß, alle Fäden selbst in der Hand zu halten. Doch eine Aufgabenverteilung trägt maßgeblich zum Erfolg einer Veranstaltung bei. Zum Beispiel sollten Sie einen Mitarbeiter benennen, der für die Garderobe und den Empfang der Gäste im Festsaal Berlin zuständig ist. Ein anderer Mitarbeiter könnte für die Auftritte verantwortlich gemacht werden und wieder ein anderer für die Technik.

Auch für kleinere Veranstaltungen wäre es sehr empfehlenswert, auf jeden Fall einer zweiten Person Hauptverantwortlichkeiten zu übergeben und diese in die organisatorischen Angelegenheiten einzuweihen. Sie könnten erkranken oder in Zeiten des Hochbetriebes nicht mehr alles im Blick haben.

24 Stunden zuvor eine Generalprobe durchführen

Weiterhin wäre es ratsam eine Generalprobe anzuberaumen. Dies kommt vor allem bei größeren Veranstaltungen zum Tragen. Sie nehmen dann mit mehreren verantwortlichen Mitarbeitern den Ablaufplan noch einmal durch.

Im Idealfall findet ein letzter Durchlauf an Ort und Stelle statt. Wenn eine Generalprobe 24 Stunden vor der Veranstaltung nicht möglich ist (weil die Lokalität zum Beispiel besetzt ist), vereinbaren Sie dann mit dem Veranstalter vor Ort einen anderen Zeitpunkt. Gerade bei einem letzten Durchlauf an Ort und Stelle entdeckt man oft noch kleine Fehler, die einem während der Papierplanung nicht aufgefallen sind.

Die Evaluation und Folgeveranstaltung nicht vergessen

Zu oft werden Veranstaltungen ohne vernünftige Nachfolge konzipiert. Ein Jahr später muss das Unternehmen (oder ein anderes Team, das die Veranstaltung organisiert) wieder von vorn anfangen. Evaluiert man jedoch eine Veranstaltung, kann man aus den Tipps und Tops lernen. (Sie sollten den einzelnen Mitarbeitern bestimmt die positiven Punkte mitteilen). Auch die Einbeziehung der Lieferanten und der Veranstalter vor Ort, also die Partylocation, könnte bei der Evaluation hilfreich sein. Von ihnen erfahren Sie auch, welche Aspekte in Zukunft besser und unkomplizierter geregelt werden könnten.

Die Meinung der Besucher ist jedoch am wichtigsten. Außer des Lerneffektes wäre es werbetechnisch ratsam, das Publikum kurz nach der Veranstaltung noch einzubinden. Hüten Sie sich jedoch vor ellenlangen Fragebögen. Vor allem wenn es ganz und gar nicht zur Art der Veranstaltung (großes Fest/innovierendes Konzept) passt. In diesem Fall wären vielleicht qualitative Interviews besser. Belohnen Sie Teilnehmer zum Beispiel mit einem Rabatt für die Folgeveranstaltung oder mit einem Werbegeschenk.

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