Wie machen Sie einen Ablaufplan für einen Kongress?

Monatelang haben Sie den großen Tag herbeigesehnt: Phantastische Sprecher eingeladen, einen hervorragenden Veranstaltungsort gefunden (zum Beispiel die Eventlocation Berlin) und Hunderte begeisterte Teilnehmer geworben. Möchten Sie nun wissen, ob Sie wirklich an alles gedacht haben? Stellen Sie einen guten Ablaufplan zusammen.

Den Ablaufplan konzipieren Sie am besten so früh wie möglich. Halten Sie sich an eine Konzeptfassung, in der Sie Details verändern oder Sachverhalte ergänzen.

An die folgenden Punkte sollten Sie denken und sich zum Beispiel diese Fragen stellen:

Wer ist für was verantwortlich? (Allgemein)

  • Wo liegen die Geschenke für die Redner?
  • Ist unsere Hauptrednerin schon eingetroffen, wo ist sie eigentlich?
  • Können wir den Imbiss eine halbe Stunde später kommen lassen?
  • Ist der Lunch auch für Menschen mit einer Nussallergie geeignet?
  • Wer könnte die Tür zur Terrasse öffnen?
  • Werden die Präsentationen auch auf der Website veröffentlicht?

Auch wenn Sie einen Kongress noch so gut planen, es wird immer Fragen am Kongresstag geben. Darum stehen auf der ersten Seite des Ablaufplanes die Verantwortlichkeiten der Beteiligten und deren Kontaktdaten.

Im Idealfall verteilen Sie die Rollen, so dass nicht alles auf den Schultern von ein oder zwei Personen lastet. Man könnte das zum Beispiel so einteilen:

  • Eine verantwortliche Person für die Teilnehmer (Empfang/ Garderobe/Präsenttasche).
  • Eine verantwortliche Person für das Catering (Kontakt mit den Lieferanten)
  • Eine verantwortliche Person für Technik und Saalaufsicht (Kontakt mit den Mitarbeitern vor Ort)
  • Eine verantwortliche Person für die Sprecher und den Konferenzvorsitzenden.
  • Eine verantwortliche Person für die sozialen Medien, das Marketing und die Presse.

Je umfangreicher ein Kongress ist, desto wichtiger ist der Ablaufplan. Denken Sie deshalb darüber nach, im Vorfeld schon einige WhatsApp-Gruppen aufzustellen oder eine Kongressapplikation zu nutzen.

Das Programm ist Ihr roter Faden

Einen Ablaufplan sollte man nicht auf den letzten Drücker zusammenstellen. Sobald der Veranstaltungsort oder die ersten Sprecher feststehen, könnte man mit dem Ablaufplan beginnen.

Beschreiben Sie pro Programmpunkt in jedem Fall das Folgende:

  • Was passiert?
  • Wer spricht (Kontaktdaten)?
  • Wo findet der Kongress statt?
  • Wie lange dauert er?
  • Wer sind die Verantwortlichen (Kontaktdaten)?

Tradionell ist ein Ablaufplan in Papierform gebräuchlich, aber eine Online–Kopie kann sicher nicht schaden, falls das Dokument mal nicht auffindbar ist. Achten Sie darauf, dass die Online-Version mit einer benutzerfreundlichen Suchfunktion ausgestattet und auf dem Smartphone gut leserlich ist.

Achten Sie auf genügend Spielraum zwischen den einzelnen Programmpunkten. Wenn ein Sprecher innerhalb von fünf Minuten von einem Saal zum anderen muss, ist das sehr knapp bemessen. (Er könnte zum Beispiel durch zusätzliche Fragen von Teilnehmern aufgehalten werden)

Beschreiben Sie jeden Aktionspunkt genau

Nach monatelanger Vorbereitung träumen Sie bereits von den einzelnen Programmpunkten.

Sie haben sich bereits in den Veranstaltungsräumen Düsseldorf orientiert, Sie wissen, welche Sprecher kommen und wie Sie die Kongressteilnehmer empfangen wollen.

Die Saalaufsicht, die Begleitperson für die Redner, die Garderobenmitarbeiter oder die Techniker waren gestern noch mit ganz anderen Dingen beschäftigt.

Benennen Sie deshalb jeden Aktionspunkt möglichst genau:

  • eine Wasserflasche für den Sprecher X bereitstellen.
  • die Teilnehmer auf den Imbiss um X Uhr hinweisen.
  • um X Uhr die Weinflaschen bei X abholen.
  • X Minuten vor X kontrollieren, ob der Saal nach den Anweisungen eingerichtet ist.

Der Ablaufplan für Ihren Kongress kann auf diese Art und Weise sehr ausführlich werden. Deshalb könnten Sie sich auch dafür entscheiden, eine separate Checkliste für jeden Bereich zu machen oder einen separaten Ablaufplan für den Auf- und Abbau.

Informationen für den Lieferservice

Für Ihre Lieferanten gilt natürlich dasselbe. Sie müssen an Ihrem Kongresstag eventuell vier verschiedene Auftraggeber beliefern. Ein kurzer, übersichtlicher Ablaufplan wird vom Lieferservice sicher wertgeschätzt.

Geben Sie in jedem Fall an, wo (Geben Sie nicht nur die Adresse an, zum Beispiel die Kongresshalle in Hamburg, sondern beschreiben Sie auch genau, wo sich der Eingang befindet) und wann der Lieferservice was tun muss und wer von Ihrer Organisation die Kontaktperson ist (mit entsprechenden Kontaktdaten).

Den Ablaufplan zeitig verschicken

Es ist verlockend, im letzten Augenblick den perfekten Ablaufplan zu verschicken, denn Details können sich natürlich noch jederzeit verändern.

Dennoch wäre es klüger, den (etwas weniger perfekten) Ablaufplan schon eher loszuschicken. Halten Sie sich etwa an den Grundsatz: 5 Arbeitstage vor Kongressbeginn.

So ermöglichen Sie allen Beteiligten sich gut vorzubereiten und eventuelle Unklarheiten in der Kongressplanung kommen früher ans Licht.

Am Tag selbst können Sie in der Briefing die Veränderungen mitteilen und dabei die aktuellste Version des Ablaufplanes austeilen.

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