Was sind die Vorteile von Konferenzarrangements?

Arrangements gibt es in allen Sorten und Größen. Vom Einzelstundenpaket bis zur perfekt ausgestatteten fünftägigen Konferenz. Aber egal wie viel Zeit man benötigt, man sollte sich in jedem Fall darüber im Klaren sein, weshalb man ein Gesamtpaket bucht und nicht lediglich einzelne Komponenten daraus. In diesem Artikel lesen Sie, was die wichtigsten Vorteile eines Konferenzarrangements sind.

Alles geregelt: Kaffee, Tee, Lunch, Abendessen

Viele Tagungsorte werden von professionellen Gastronomen betrieben. Das bedeutet auch, dass zum Beispiel der Kaffee und der Lunch von höherer Qualität sind als ein belegtes Supermarkt – Brötchen.

Außerdem ist es angenehm, dass man sich vor, während und kurz nach den Sitzungen keine Gedanken darüber machen muss, was und wo die Konferenzteilnehmer essen.

In vielen Konferenzarrangements sind uneingeschränkter Kaffee- und Teekonsum inklusive. Sind Sie ein Kaffeeliebhaber? Fragen Sie dann nach, welche Kaffeesorten verwendet werden. Nicht an allen Konferenzorten arbeitet ein Barista.

Kein Theater mit der Technik

Sie möchten sich voll und ganz auf den Inhalt konzentrieren. Wie ärgerlich, wenn dann plötzlich der Beamer nicht funktioniert, kein Whiteboard vorhanden ist oder sich die Lautstärke des zu präsentierenden Films nicht regeln lässt…

Und so könnte man noch weitere mögliche Kalamitäten aufzählen. Ein professioneller Anbieter von Konferenzarrangements kümmert sich von A-Z um die Technik und die Ausstattung. Und sollte einmal etwas nicht funktionieren, kann sofort fachmännische Hilfe herbeigeholt werden.

Kontrollieren Sie jedoch vorher, welche Ausstattung vorhanden ist. Wie schnell ist das WLAN? Wie viele Steckdosen gibt es für die eigenen Laptops der Teilnehmer? Und wo befinden sich die Steckdosen?

Obwohl die Bestuhlung nicht direkt zur Technik gehört, ist sie dennoch wichtig. Erkundigen Sie sich beim Veranstalter, welche Bestuhlungsformen möglich sind. Von U-Form bis zur Carré-Form oder der Theaterbestuhlung. Jede Form der Bestuhlung hat seine eigenen Vorteile.

Übernachtungen sind möglich

Bei einer sehr intensiven mehrtägigen Konferenz oder für weitgereiste Teilnehmer ist es praktisch, wenn am Konferenzort Übernachtungs-möglichkeiten vorhanden sind.

In Konferenzarrangements von 24, 36 oder 72 Stunden sind Übernachtungen inklusive. Oft sind die Kombi-angebote (Anmeldung, Übernachtung, Konferenzausstattung) viel kostengünstiger als der Erwerb der Einzelangebote. Achten Sie jedoch darauf, dass im Arrangement, Zimmer in ruhiger Lage angeboten werden. Die Zimmer sollten sich, wenn Sie zum Beispiel einen Konferenzraum Berlin mieten, nicht unbedingt an der Vorderfront des Hotels befinden.

Vorab Klarheit über die Kosten

Es sind gerade die kleinen Ausgaben, die den endgültigen Gesamtbetrag nach oben schnellen lassen. Noch schnell eine Tasse Kaffee im Café an der Ecke oder nach der Sitzung noch gemeinsam etwas Vergnügliches tun.

Buchen Sie ein Konferenzarrangement, können Sie sicher gehen, dass die Tagesgesamtkosten deutlich und inklusive sind. Sie haben im Nachhinein keinen Ärger mit den Belegen und Unkostenrechnungen. Unliebsame Missverständnisse (z.B.: Was wird vergütet und was nicht?) bleiben Ihnen ersparrt.

An manchen Konferenzorten werden im Arrangement auch entspannende Aktivitäten für die Pausen angeboten: zum Beispiel Pitch- und Puttgolf, Sandskulpturen-Bauen oder Vélosolex–Touren.

Viele Sonderangebote zu Konferenzarrangements

In Deutschland gibt es auf dem Markt für Kongresslokalitäten eine starke Konkurrenz. Sie können deshalb aus einem reichhaltigen Angebot das beste und vorteilhafteste Arrangement wählen. Außerhalb der Städte sind sicherlich Schnäppchen in gut ausgestatteten Kongressorten zu finden. Informieren Sie sich zum Beispiel über die Veranstaltungsräume Düsseldorf oder Konferenzräume Berlin.

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