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Wie mache ich einen Ablaufplan für eine Veranstaltung?

Zu einer gut organisierten Veranstaltung gehört ein Ablaufplan einfach dazu, auch wenn Sie als Organisator alles im Kopf haben. Aber was passiert zum Beispiel, wenn Sie krank werden und jemand anders übernimmt Ihre Aufgaben?

Der genaue Inhalt eines Ablaufplanes unterscheidet sich natürlich je nach Veranstaltung, aber es gibt eine Reihe von grundlegenden Dingen, auf die man achten sollte:

Beginnen Sie möglichst zeitig mit dem Erstellen des Ablaufplanes.

Im Vorbereitungsprozess kommt man mit Hilfe eines Ablaufplanes schnell dahinter, ob man etwas übersehen hat. Der Inhalt kann jederzeit noch angepasst werden.

Folgendes sollte auf jeden Fall im Ablaufplan stehen:

Kontaktangaben & Funktionen auf der ersten Seite

  • Welche Garderobe hat die Band?li
  • Gibt es auch einen glutenfreien Snack?
  • Wann können die Ehrenamtlichen den Lunch einnehmen?
  • Kann ein Teil des Programms noch verändert werden?
  • Wer hat Kontakt zu den Veranstaltungsräumen Düsseldorf?

Sie können im Vorfeld alles noch so gut planen, während der Veranstaltung kommen doch immer wieder Fragen auf. Darum ist es empfehlenswert, eindeutig aufzulisten, wer wofür verantwortlich und wie jeder einzelne erreichbar ist.

Bei größeren Veranstaltungen könnte man erwägen, im Vorfeld WhatsApp-Gruppen zusammenzustellen: zum Beispiel eine Gesamtgruppe und für jedes Team jeweils noch eine WhatsApp-Gruppe extra. Dadurch hält sich das Eingeben von Telefonnummern in Grenzen.

Gehen Sie vom Programm aus

Nach der ersten Seite können Sie den Rest Ihres Ablaufplanes chronologisch gestalten. Beginnen Sie mit den ersten Auftritten und enden Sie mit den letzten.

Falls mehrere Aktivitäten gleichzeitig stattfinden, könnten Sie den Ablaufplan je nach Lokalität einteilen. Ein praktisches Schema am Anfang des Ablaufplanes würde Ihnen die Übersicht erleichtern.

Je nach Ereignis oder Auftritt will man wissen:

  • was genau passiert;
  • wer auftritt (Kontaktangaben!);
  • an welchem Ort;
  • von wann bis wann;
  • wer vor Ort zuständig ist.

Neben einer Version auf Papier könnten Sie auch einen Online -Ablaufplan erstellen. Achten Sie darauf, dass dieser gut im Smartphone zu lesen ist.

Ist es für Sie schwierig zu beurteilen, wie viel Zeit die einzelnen Redner oder Gruppen für den Weg von einem Veranstaltungsort zum anderen benötigen? Sie könnten für die Einschätzung eventuell das Veranstaltungszentrum um Hilfe bitten (zum Beispiel den Festsaal Köln oder Festsaal Berlin).

Arbeiten Sie alle Aktionspunkte aus

Nicht alle Beteiligten sind gleichermaßen intensiv mit der Vorbereitung der Veranstaltung beschäftigt gewesen. Darum ist es klug, möglichst deutlich aufzuschreiben, was Sie von jedem Mitarbeiter oder jedem Ehrenamtlichen erwarten.

Beschreiben Sie die Aktionspunkte möglichst spezifisch.

  • Begleiten Sie die Band vom Veranstaltungsort X zum Veranstaltungsort X.
  • Gehen Sie um X Uhr zum Raum X mit X Snacks.
  • Kontrollieren Sie X Minuten vor X, ob der Ton gut eingestellt ist.

Arbeitet man die Aktionspunkte im Ablaufplan zu ausführlich aus, ist da das Risiko, dass der Ablaufplan so dick wie eine Enzyklopädie wird. Darum könnte man sich auch entscheiden, pro Aufgabenfeld, einen Ablaufplan anzufertigen. Auch mit einem separaten Auf- und Abbauplan könnte man einen zu umfangreichen Ablaufplan vermeiden.

Erstellen Sie für Lieferanten eine Zusammenfassung

Lieferanten sind nicht begeistert an einem dicken Ablaufplan. Die Chance besteht, dass sie die gewünschten Informationen nicht finden können und dann doch zu einem Zeitpunkt anrufen oder fragen, in dem Sie gerade alle Hände voll zu tun haben.

Wenn Sie eine deutliche Zusammenfassung für jeden Lieferbetrieb erstellen, können Sie sich am Tag selbst eine Menge Stress und Ärger ersparen. Folgendes sollte auf jeden Fall im Ablaufplan stehen:

Wohin muss der Lieferant kommen (nicht nur die Adresse, sondern auch den Eingang oder den genauen Ort auf dem Gelände mit einer Wegbeschreibung geben)? Welche Dinge sind bei welchem Mitarbeiter der Organisation abzugeben (selbstverständlich mit den wichtigsten Kontaktangaben).

Eher rechtzeitig als makellos

Natürlich kann sich in den letzten Tagen vor Veranstaltungsbeginn noch etwas im Programmablauf oder an den Zuständigkeiten verändern. Sie sollten aber deshalb die Versendung des Ablaufplanes nicht nach hinten schieben.

Anstelle eines perfekten Ablaufplanes ist es viel wichtiger, dass alle Beteiligten rechtzeitig Bescheid wissen. Beachten Sie als Regel das Folgende:

Schicken Sie den Ablaufplan der Veranstaltung minimal eine Woche im Voraus weg.

So hat jeder die Zeit seine eigenen Aufgaben durchzunehmen. Die Chance besteht, dass aufgrund des Ablaufplans noch ergänzende Fragen kommen. Auf deren Grundlage können Sie am Tag der Veranstaltung morgens eine angepasste Version austeilen.

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